Tietosuojaseloste

Kirjastoseuran asiakas

Henkilötietojen käsittelyä koskeva informointiasiakirja | Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 art.13-14

1 Rekisterinpitäjä

Henkilötietojen rekisterinpitäjä on Suomen kirjastoseura ry
y-tunnus 0202163-0
Runeberginkatu 15 A 6, 00100 Helsinki
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilönä toimii Riikka Rajala, jonka tavoittaa puhelimitse 044 522 2941 ja sähköpostitse osoitteesta info@fla.fi.

2 Käsiteltävät henkilötiedot

Tässä informointiasiakirjassa tarkoitettuihin tarkoituksiin kerätään ja käsitellään seuraavia tietoja Kirjastoseuran asiakkaiksi rekisteröidyistä henkilöistä ja sidosryhmien yhteyshenkilöistä. Asiakkaat koostuvat Kirjastolehden tilaajista, Kirjastoseuran tuotteiden ostajista, seminaarien ja koulutusten, tapahtumien sekä konferenssien osallistujista, uutiskirjeen tilaajista ja erilaisten Kirjastoseuran kyselyiden vastaajista (kukin erikseen jäljempänä myös ”rekisteröity”).

a. tunnistetiedot, kuten nimi, mahdollinen organisaatio ja asiakasnumero

b. yhteystiedot (sidosryhmien ja yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilön yhteystiedot)

c. asiakassuhde- ja asiakashistoria ja maksutietoja

d tapahtumien ilmoittautumis- ja osallistumistietoja

d. asiakassuhteen päättymistiedot

Käsiteltävät tiedot voivat sisältää erityiseen henkilötietojen ryhmään kuuluvia eli arkaluontoisia tietoja, tällaisia tietoja ovat terveystiedot, kuten allergiatiedot.

Asiakkaita koskevat tiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään. Sidosryhmiä ja yhteistyökumppaneita sekä niiden yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään muun muassa tapaamisten ja muun yhteydenpidon yhteydessä sekä ulkopuolisista lähteistä, kuten yleisesti saatavilla olevista internet- ja tietolähteistä.

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään:


a. asiakkaiden henkilö- ja laskutustietojen tietojen hallintaan

b. tilausten ja lahjoitusten käsittelyyn, tilastointiin ja arkistointiin

c. tilaajaviestintään ja -markkinointiin

Henkilötietoja ei käsitellä automaattisen päätöksenteon keinoin.

4 Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Rekisteröityjen tiedot saadaan asiakassuhteen tai yhteistyökumppanuuden syntyessä ja rekisterinpitäjälle tehdyistä ilmoituksista tällaisen suhteen aikana ja näitä tietoja käsitellään, kun se on tarpeen muodostuvan osto- , lahjoitus- tai yhteistyösopimuksen toteuttamiseksi ja ylläpitämiseksi.

5 Henkilötietojen luovutus

Suomen kirjastoseuran lisäksi Kirjastopäivien konferenssitoimistolla Tavicon Oy:llä on oikeus käsitellä tapahtuman aikana kerättyjä henkilötietoja tapahtumaan sidonnaisten varausten tekoon. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman erillistä hyväksyntää, eikä niihin käytetä muuhun kuin tässä informointiasiakirjassa mainittuihin tarkoituksiin. Suomen kirjastoseuran asiakasrekisteriä ei yhdistetä muihin yhdistyksen rekistereihin. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

6 Henkilötietojen säilytysaika

Sellaiset henkilötiedot, joiden käsittely ei ole enää tarpeellista, poistetaan viipymättä, kuitenkin viimeistään kolme (3) kuukauden kuluessa asiakassuhteen päättymisen jälkeen. Mikäli joitakin tietoja edellytetään säilytettävän laissa tai muusta perustellusta syystä, kuten kirjanpitovelvollisuuksista huolehtimiseksi, henkilötiedot poistetaan välittömästi, kun tällaiselle muuhun käsittelyyn perustuvalle säilyttämiselle ei ole enää tarvetta.

7 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröitynä sinulla on oikeus pyytää pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Lisäksi milloin käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Rekisterinpitäjä oikaisee virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.

Jos epäilet, ettei henkilötietojasi käsitellä lainmukaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavirastolle. Pyynnöt on esitettävä rekisterinpitäjälle kirjallisesti.

8 Asiakastietojen suojauksen perusteet

Digitaalisessa muodossa tallennettujen tietojen palvelinympäristö on Euroopassa. Palvelinympäristö on palo- ja murtosuojattu. Asiakasrekisteri on suojattu palomuurilla ja siihen pääsee ainoastaan suojatulla verkkoyhteydellä.

Asiakasrekisteriä käyttävät kirjastoseuran työntekijät ja vapaaehtoiset, joilla on vaitiolovelvollisuus. Henkilöasiakkaiden henkilötietoja ovat oikeutettuja käsittelemään vain tietyt, tehtävänkuvassaan ennalta määritellyt, Suomen kirjastoseuran työntekijät.
Tietojen käyttöä valvotaan rekisterin tapahtumien lokitietojen perusteella.

Paperisessa muodossa käsiteltäviä asiakastietoja käsitellään huolellisesti ja hyviä tietojenkäsittelytapoja noudattaen.
Asiakastietoja käsitellään tietosuojaperiaatteita noudattaen.

Laadittu 23.5.2018, päivitetty 8.2.2022.